Những người luôn có vẻ bận rộn không phải lúc nào cũng là người làm việc năng suất nhất. Dưới đây là 11 sự khác biệt giữa người bận rộn và người năng suất cao. Hãy cùng khám phá xem bạn là loại người nào nhé. 1. Người bận rộn luôn ra vẻ mình đang bận việc. Người năng suất cao chỉ có duy nhất một nhiệm vụ trong suốt cuộc đời. Người bận rộn che giấu sự không chắc chắn về đích đến của họ bằng hành động tự tin trong mỗi bước đi dù là nhỏ nhất. Người năng suất cao để người khác nhìn thấy sự không chắc chắn trong từng bước nhỏ vì họ hiểu rõ đích đến của mình ở đâu. 2. Người bận rộn có quá nhiều ưu tiên. Người năng suất cao chỉ có một vài ưu tiên. Không ai quá bận rộn nếu họ quan tâm đến thời gian mình bỏ ra. Cuộc sống là câu hỏi của sự ưu tiên. Nếu bạn có 3 ưu tiên thì nó đúng là sự ưu tiên, nhưng nếu bạn có đến 25 ưu tiên thì nó lại là một mớ hỗn độn. Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy luật 80/20 đã nói rằng 80% kết quả mong muốn đến từ 20% hoạt động của bạn. Henry Ford gầy dựng của cải không phải bằng việc làm ra những chiếc xe tốt hơn mà bằng việc xây dựng một hệ thống tốt hơn để làm ra những chiếc xe ấy. Tương tự, người bận rộn cũng cố gắng làm ra những chiếc xe tốt hơn trong khi người năng suất cao lại phát triển hệ thống tốt hơn để làm ra chúng. 3. Người bận rộn nhanh chóng nói “có”. Người năng suất cao thì ngược lại. Nếu bạn không biết nói “không” với hầu hết mọi thứ, bạn đang chia cuộc sống của bạn thành hàng triệu mảnh nhỏ giữa các ưu tiên của người khác. Sự toàn vẹn mới chính là giá trị của bạn và thời gian của bạn là để phục vụ cho những giá trị ấy. 4. Người bận rộn tập trung vào hành động. Người năng suất cao tập trung vào sự rõ ràng trước khi hành động. Để tập trung vào 20% hoạt động ưu tiên, bạn phải hiểu rõ ràng những hoạt động ấy phục vụ cho chính bạn. Bao giờ bạn cũng phải tập trung những nguồn lực lớn nhất để sống một cuộc đời tốt đẹp với những trải nghiệm của chính mình – nó sẽ trang bị cho bạn một vốn sống tốt. Đáng buồn thay, hầu hết mọi người có vốn sống rất hạn hẹp vì họ chỉ tập trung cập nhật những dòng trạng thái trên facebook. Hãy viết nhật ký và bỏ ra 5 phút mỗi ngày để ngẫm nghĩ về quá khứ, về những việc đã làm được và những việc chưa làm được hay những gì truyền cảm hứng cho bạn. 5. Người bận rộn mở ra tất cả những cánh cửa. Người năng suất cao biết khép lại những cánh cửa ấy. Thật sự rất tốt khi bạn mở ra cho mình nhiều sự lựa chọn lúc còn trẻ như: du lịch, học ngoại ngữ, leo núi, học đại học, làm việc với công nghệ hay sống trong một quốc gia khác… Tuy nhiên, đến một thời điểm nào đó trong đời chúng ta buộc phải buông bỏ hầu hết những lựa chọn để tập trung. Nếu mục tiêu của tôi trong năm nay là học tiếng Tây Ban Nha, đến cuối năm tôi sẽ nói được tiếng Tây Ban Nha. Nhưng nếu mục tiêu của tôi trong năm nay là học tiếng Tây Ban Nha, kiếm được nhiều hơn 30%, du lịch 10 nước, có thân hình đẹp, tìm bạn gái, xem tất cả các buổi hòa nhạc… chắc chắn tôi sẽ không nói được tiếng Tây Ban Nha vào cuối năm. 6. Người bận rộn luôn khoe khoang họ bận đến thế nào. Người năng suất cao để những kết quả thay cho lời nói. Stephen King từng nói: “Một nhà văn là người sáng tạo ra những con chữ. Sáng tạo ra những con chữ: bạn là một nhà văn. Không sáng tạo ra những con chữ: bạn không phải là một nhà văn”. Thế nào là viết lách và không phải viết lách là hai vấn đề đi đôi với nhau. Những tác giả xuất bản sách không nói về quyển sách tiếp theo vì họ đang tập trung viết ra nó. Tôi đã trưởng thành lên từ việc ít quan tâm đến người ta nói họ sẽ làm gì, thay vào đó, tôi hỏi họ đã làm được gì. Những gì đạt được trong quá khứ chính là tài liệu tham khảo tốt cho hiệu quả ở tương lai. 7. Người bận rộn nói họ có rất ít thời gian. Người năng suất cao dành thời gian cho những gì quan trọng. Thời gian chúng ta phải cảm thấy hối tiếc chính là thời gian không được dùng cho sáng tạo. Nếu bạn tự bào chữa cho mình, bạn sẽ tiếp tục bào chữa và bào chữa mãi. Người có hiệu suất cao không bao giờ sử dụng thời gian như một lời bào chữa. Mỗi hành động hay nhiệm vụ phải mang đến cho họ giá trị cao nhất, bằng không họ sẽ không làm – ngay cả khi họ có cả một ngày rảnh rỗi. Tục ngữ Ailen có câu: “Làm một cái gì đó luôn tốt hơn là không làm gì cả”. Đó là một lời nói dối! Thà bạn không làm gì cả còn hơn cứ làm những việc không mang đến giá trị cao nhất cho mình. Hãy ngồi yên! 8. Người bận rộn luôn có nhiều nhiệm vụ. Người năng suất cao biết cách tập trung. Bạn có biết kỹ thuật Pomodoro? Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả do Francesco Cirillo phát minh cuối thập niên 80. Kỹ thuật này sử dụng một đồng hồ để chia nhỏ công việc thành những khoảng thời gian (thường là 25 phút) xen giữa là những giờ giải lao ngắn. Nó khắc nghiệt nhưng vô cùng hiệu quả. Bạn cần xác định các công việc phải thực hiện (ví dụ bài viết này). Thiết lập thời gian là 20 phút. Bất kỳ sự xao lãng nào (kiểm tra email, đi uống nước, đi vệ sinh…) bạn cũng phải điều chỉnh lại thời gian về con số 20 ấy. Bạn có thể hoàn thành bao nhiêu Pomodoro trong một ngày? 9. Người bận rộn trả lời email rất nhanh. Người có hiệu suất cao thì ngược lại. Email cũng nằm trong danh sách ưu tiên. Nhưng chúng là ưu tiên của người khác, không phải của bạn. Nếu bạn cứ trả lời email nhanh chóng, bạn đang chia cuộc sống của bạn thành ngàn mảnh nhỏ phục vụ cho những ưu tiên của người khác. Có 3 lựa chọn khi bạn xem hộp thư đến lần đầu: Xóa, trả lời, trì hoãn. Đây không phải là bài viết về quản lý email, đây là một vài kinh nghiệm trong việc quản lý email quá tải từ Gigaom, Harvard Business Review và Entrepreneur. 10. Người bận rộn muốn người khác phải cùng bận rộn. Người có hiệu suất cao muốn người khác cùng hiệu quả. Nhà quản lý bận rộn đo lường thời gian hoạt động, nhà quản lý năng suất cao đo lường hiệu quả. Nhà quản lý bận rộn luôn cảm thấy thất bại khi nhìn người khác trông có vẻ thoải mái, có vẻ dư dả thời gian hay đang tận hưởng công việc. Nhà quản lý có hiệu suất cao thích nhìn người khác tận hưởng công việc của họ, thích tạo ra môi trường để người khác có thể nổi trội hơn. Người bận rộn là người thất bại. Họ muốn được đánh giá vì những nỗ lực của họ, không phải vì kết quả của họ. Có một câu tục ngữ của người Ấn Độ như sau: “Chúng ta có quyền với lao động, không phải quyền với thành quả lao động”. Chúng ta có quyền tận hưởng sự xuất sắc trong công việc, không phải quyền tận hưởng xe cộ, nhà cửa, tiền bạc đến từ sự làm việc xuất sắc của chúng ta. Năng suất là đánh giá cả quá trình xuất sắc, không phải riêng bất kỳ thời điểm nào. 11. Người bận rộn nói họ sẽ thay đổi thế nào. Người năng suất cao đang tạo ra sự thay đổi đó. Kilian Jornet không dành nhiều thời gian nói về những gì mình sẽ làm. Anh nói về những gì anh đã làm được, những gì đã học được và những gì đã truyền cảm hứng cho anh. Hãy nói những gì bạn sẽ làm ít đi và dành thời gian đó để thực hiện những bước đầu tiên. Những gì bạn làm có cần sự chấp thuận của người khác? Có cần những nguồn lực, kiến thức và sự hỗ trợ? Hãy làm những điều ấy trước. Thật tuyệt vời biết bao nếu chúng ta biết khen thưởng xứng đáng cho những người bắt tay vào công việc thay vì cứ nói mãi, nói mãi. Con người chúng ta được sinh ra với tiềm năng đáng kinh ngạc. Ở tuổi 20, những lời khen tốt nhất chính là khen ngợi bạn có nhiều tiềm năng. Ở tuổi 30, lời khen đó vẫn tuyệt. Tuy nhiên, vào độ tuổi 40, lời khen đó có thể là một sự xúc phạm. Ở tuổi 60, nói với ai đó rằng họ có nhiều tiềm năng có lẽ chính là sự xúc phạm tàn nhẫn nhất trong đời họ. Đừng lãng phí tiềm năng của bạn. Hãy sáng tạo thứ gì đó tuyệt vời. Đó chính là phần thưởng của riêng bạn. Nếu bài viết hữu ích với bạn, hãy chia sẻ với bạn bè nhé. Chúc các bạn luôn là người biết tận hưởng công việc, đạt năng suất cao và thành công. Nguồn: lifehack.org Người dịch: Ngọc Hà – Ohay TV