Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí một số bạn không muốn đọc. Nhưng thực tế vẫn cho thấy khi soạn thảo văn bản, nhiều bạn vẫn gặp những lối không nên có, kể cả các cử nhân CNTT chính hiệu. Để bài viết logic hơn, tôi sẽ làm rõ các khái niệm nhỏ nhất. Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn + Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character). + Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word). +Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). + Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph). Đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn văn bản là thành phần rất quan trọng của văn bản. Tại sao phải Enter để tạo đoạn mới? Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho từng đoạn khác nhau như căn lề, kiểu dáng, kiểu chữ v.v… nhưng nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. (khi này ta quan sát mặc định khoảng cách giữa các đoạn thưa hơn giữa các dòng) nên ta tách thành nhiều đoạn, hơn nữa cho hợp lý bố cục. Nguyên tắc tự xuống dòng của từ Khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản 1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng. Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. 2. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (; ), chấm phảy (; ), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung. Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này. Ví dụ: Sai: Hôm nay , trời nóng quá chừng! Hôm nay,trời nóng quá chừng! Hôm nay ,trời nóng quá chừng! Đúng: Hôm nay, trời nóng quá chừng! 3. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái. Ví dụ: Sai: Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Đúng: Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.