Outlook giúp giải quyết các công việc nhanh hơn

Thảo luận trong 'Tin hoc căn bản' bắt đầu bởi Trần Văn Cường, 28/11/15.

  1. 28/11/15
    Trần Văn Cường

    Trần Văn Cường I love CNTT Thành viên BQT Designed Registered

    Tham gia ngày:
    8/11/15
    Bài viết:
    2,335
    Đã được thích:
    11
    Giới tính:
    Nam
    Nghề nghiệp:
    Sinh Viên
    Nơi ở:
    Trường Mỏ - Quảng Ninh
    Web:


    Microsoft Outlook phức tạp quá à! Hôm nay Page sẽ chỉ bạn các phím tắt hay, cách giải quyết khi mail đầy, lấy lại mail khi lỡ chọn gửi, và nhiều mẹo khác nữa.
    Các phím tắt hay trong Outlook

    Hãy nhớ lại các công việc hàng ngày mà bạn phải tương tác với Outlook. Có phải chỉ là soạn mail mới, reply email, reply email cho tất cả mọi người, và forward không?
    Vậy hãy thử những phím tắt đơn giản sau đây để đỡ phải đụng đến con chuột làm mất hết mấy giây quý giá của người làm văn phòng nhé:

    • Soạn mail mới, lịch họp mới: Ctrl + N
    • Reply email cho người gửi: Ctrl + R
    • Reply email cho tất cả mọi người: Ctrl + Shift + R
    • Forward email: Ctrl + F
    • Chuyển đổi qua lại giữa các tab Mail, Calendar, Contact, và Tasks: Ctrl + 1, 2, 3, 4
    • Chuyển đổi qua lại giữa các mail (điều kiện là bạn đã mở cửa sổ đọc mail rồi): Ctrl + . (chấm) hoặc , (phẩy)
    • Tìm kiếm tên: F11
    • Tìm kiếm thư: F9
    Dùng ngôn ngữ tự nhiên khi đặt lịch họp

    Làm ở văn phòng, đặt lịch họp cũng là việc thường xuyên bạn phải làm. Nhưng thay vì hẹn thời gian bằng cách ngồi mò mẫm những con số trong lịch như thế này:

    outlook-giup-giai-quyet-cac-cong-viec-nhanh-hon.png
    Hãy thử gõ bằng ngôn ngữ tự nhiên (rất tiếc là phải gõ bằng tiếng Anh) vào khung ngày tháng, ví dụ như: 3 days after tomorrow. Outlook sẽ tự động tìm đúng đến ngày đó cho bạn.

    outlook-giup-giai-quyet-cac-cong-viec-nhanh-hon-2.png
    Mail đầy rồi, lưu lại thôi!


    • Vào File chọn Archive…
    • Browse để chọn folder và tạo tập tin lưu mail vào
    outlook-giup-giai-quyet-cac-cong-viec-nhanh-hon-3.png
    Chọn hộp mail để archive

    outlook-giup-giai-quyet-cac-cong-viec-nhanh-hon-4.png
    Vậy là xong. Sau này khi muốn kiểm tra lại các mail cũ, bạn chỉ cần vào lại folder Archive như sau:

    outlook-giup-giai-quyet-cac-cong-viec-nhanh-hon-5.png
    Hẹn giờ gửi email

    Giả sử bạn làm xong việc sếp giao vào chiều nay. Sếp thì đã về rồi. Bạn cũng muốn gửi mail ngay lúc này vì sợ sáng mai lu bu quên mất. Thế nhưng bạn cũng sợ rằng từ giờ tới tối sẽ có rất nhiều đồng nghiệp “spam” hộp mail của sếp làm email của bạn chạy tuốt xuống phía dưới. Sáng hôm sau sếp nhiều khi bỏ qua luôn email của bạn. Vậy thì hãy thử hẹn giờ gửi email của bạn ngay trong Outlook nhé!
    Hãy:

    • Soạn một email
    • Mở hộp thoại Option trên thanh công cụ
    • Chọn Do not deliver before và nhập vào thời gian mong muốn
    outlook-giup-giai-quyet-cac-cong-viec-nhanh-hon-6.png
    Vậy là xong. Bảo đảm sáng hôm sau email của bạn sẽ đến đúng hẹn.
    Lỡ gửi nhầm 1 email! Recall ngay!

    Cách đây không lâu, Google có chức năng Undo Send cho những bạn làm lỡ gửi mail rồi mà đột nhiên thấy điều gì sai sót nên muốn lấy mail lại. Outlook cũng có 1 chức năng tương tự vậy, gọi là Recall.
    Để Recall mail thì bạn hãy làm như sau nhé:

    • Chọn email vừa gửi trong hộp thư Sent
    • Ở thẻ Action, chọn Other Actions và chọn Recall This Message
    outlook-giup-giai-quyet-cac-cong-viec-nhanh-hon-7.png
    Nhưng mà email của bạn chỉ lấy lại được khi người nhận chưa mở cửa sổ Outlook lên thôi. Chứ nếu họ đang mở cửa sổ Outlook, dù cho họ chưa mở mail của bạn ra thì bạn cũng không thể recall được. Vậy nên nhớ đọc lại email thật kỹ trước khi gửi nha.
    outlook-giup-giai-quyet-cac-cong-viec-nhanh-hon-8.png
     


    Bình Luận Bằng Facebook


     
    : Outlook